Les meilleurs outils pour suivre et optimiser les dépenses professionnelles. guide complet

Meilleurs outils pour suivre et optimiser les dépenses professionnelles : un guide complet

Gérer les dépenses professionnelles peut être une tâche ardue, en particulier pour les petites entreprises ou les entrepreneurs aux ressources limitées. Cependant, avec les bons outils, vous pouvez rationaliser votre processus de suivi et d’optimisation de vos dépenses, ce qui vous fera gagner du temps et augmenter vos résultats.

Pourquoi suivre les dépenses professionnelles ?

• Visibilité financière améliorée : le suivi des dépenses vous aide à comprendre où va votre argent et à prendre des décisions éclairées.
• Réduction du stress financier : un suivi précis des dépenses réduit le risque d’erreurs financières et vous aide à maîtriser vos finances.
• Économies d’impôt accrues : en suivant vos dépenses, vous pouvez demander des déductions et des crédits, réduisant ainsi votre impôt à payer.

• Amélioration de la croissance de votre entreprise : grâce à une vision claire de vos dépenses, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts et allouer les ressources plus efficacement.

Meilleurs outils pour suivre les dépenses professionnelles

Voici quelques-uns des meilleurs outils pour suivre et optimiser les dépenses professionnelles :

• QuickBooks

   : un logiciel de comptabilité populaire qui offre des fonctionnalités de suivi des dépenses, de facturation et de reporting financier.
• Xero : un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui fournit des fonctionnalités de suivi des dépenses, de facturation et de reporting financier, avec une interface conviviale.
• Expensify : une application mobile qui permet aux employés de suivre et de soumettre leurs dépenses en déplacement, avec des fonctionnalités telles que la catégorisation automatisée des dépenses et la numérisation des reçus.
• Concur

   : plate-forme complète de gestion des dépenses qui offre des fonctionnalités de suivi, d’approbation et de remboursement des dépenses, avec intégration avec un logiciel de comptabilité.

• FreshBooks : un logiciel de comptabilité basé sur le cloud qui fournit des fonctionnalités de suivi des dépenses, de facturation et de reporting financier, en mettant l’accent sur les petites entreprises et les indépendants.

Fonctionnalités à rechercher dans les outils de suivi des dépenses

Lorsque vous choisissez un outil de suivi des dépenses, tenez compte des fonctionnalités suivantes :

• Catégorisation des dépenses : recherchez des outils qui vous permettent de classer les dépenses par type, comme les voyages, les divertissements ou les fournitures de bureau.
• Numérisation des reçus : choisissez des outils qui permettent aux employés de numériser les reçus et de les télécharger dans le système.
• Suivi automatisé des dépenses : optez pour des outils capables de suivre automatiquement les dépenses en fonction des transactions par carte de crédit ou des relevés bancaires.
• Approbation et remboursement : sélectionnez des outils qui proposent des workflows d’approbation et de remboursement pour garantir une gestion transparente des dépenses.
• Intégration avec un logiciel de comptabilité : choisissez des outils qui s’intègrent à votre logiciel de comptabilité pour rationaliser les rapports financiers et le rapprochement.

Bonnes pratiques pour suivre et optimiser les dépenses professionnelles

Pour tirer le meilleur parti de votre outil de suivi des dépenses, suivez ces bonnes pratiques :

• Établissez une politique de dépenses claire : définissez les dépenses éligibles au remboursement et assurez-vous que les employés comprennent la politique.
• Examinez et mettez à jour régulièrement les notes de frais : utilisez votre outil de suivi des dépenses pour examiner et mettre à jour régulièrement les notes de frais, afin de garantir leur exactitude et leur conformité.
• Configurez le suivi automatisé des dépenses : profitez des fonctionnalités de suivi automatisé des dépenses pour réduire la saisie manuelle et augmenter la précision.
• Surveillez et ajustez les catégories de dépenses : examinez régulièrement les catégories de dépenses et ajustez-les si nécessaire pour optimiser le suivi et la création de rapports sur les dépenses.

En suivant ces bonnes pratiques et en utilisant les bons outils, vous pouvez rationaliser votre processus de suivi et d’optimisation des dépenses, gagner du temps et augmenter vos résultats.